Bydgoszcz, dnia 06.12.2013r.

Zasady kierowania działalnością Ośrodka

§ 3

1. Działalnością Ośrodka kieruje i reprezentuje Ośrodek na zewnątrz Dyrektor Ośrodka.

2. Inne osoby w tym Zastępca Dyrektora reprezentują Ośrodek w ramach upoważnienia udzielonego im przez Dyrektora Ośrodka.

§ 4

Dyrektor powierza obowiązki Zastępcy Dyrektora na podstawie umowy o pracę.

§  5

1. Dyrektor kieruje Ośrodkiem w szczególności przez:

a) ustalenie planów działalności Ośrodka,

b) prowadzenie polityki kadrowej,

c) zarządzanie mieniem Ośrodka,

d) dokonanie podziału zadań, kompetencji i odpowiedzialności pomiędzy komórkami organizacyjnymi Ośrodka,

e) ustalenie zakresu i zasad współpracy komórek organizacyjnych.

2. W zakresie kierowania Ośrodkiem Dyrektor stosuje, w zależności od potrzeb odpowiednie formy przekazywania zadań do realizacji, a w szczególności:

a) wewnętrzne akty prawne w formie zarządzeń, decyzji, pism okólnych i innych pism rozsyłanych według rozdzielnika,

b) pisemne lub ustne polecenia indywidualne kierowane bezpośrednio do Zastępcy Dyrektora, pracowników kierujących poszczególnymi komórkami organizacyjnymi lub innych pracowników,

3. Dyrektor Ośrodka może w formie pisemnej upoważnić pracowników Ośrodka do prowadzenia spraw w zakresie oznaczonym w pełnomocnictwie.

§ 6

Do obowiązków Zastępcy Dyrektora należy w szczególności:

1. Sprawne kierowanie oraz organizowanie pracy podległych mu bezpośrednio komórek organizacyjnych, poprzez przydzielanie zadań poszczególnym pracownikom.

2. Sprawowanie bieżącej kontroli i nadzoru nad wykonywaniem zadań przez podległe mu komórki organizacyjne.

3. Informowanie na bieżąco Dyrektora o wynikach podejmowanych działań oraz napotkanych trudnościach w realizacji zadań wykonywanych przez pracowników podległych komórek organizacyjnych. 

4. Zastępowanie Dyrektora Ośrodka w czasie jego nieobecności.

 

5. Organizacja i nadzór nad prowadzeniem szkoleń związanych z problematyką ruchu drogowego oraz innych spraw związanych z bezpieczeństwem ruchu drogowego.

 

6. Współpraca z:

- placówkami oświatowo-wychowawczymi,

- organami administracji państwowej i samorządowej,

- organizatorami konkursów z zakresu wiedzy o bezpieczeństwie ruchu drogowego.

 

§ 7

 

W Ośrodku tworzy się stanowisko Pełnomocnika Dyrektora ds. Oddziału Zamiejscowego, do którego obowiązków należy:

1. Nadzór nad przygotowaniem infrastruktury do prowadzenia Oddziału Zamiejscowego obejmujący w szczególności:

1) Organizację postępowań zgodnie z procedurami Prawa Zamówień Publicznych  na zagospodarowanie i wyposażenia infrastruktury drogowej oraz administracyjnej oddziału zamiejscowego,

2) Dokonywanie zakupów na rzecz oddziału zamiejscowego zgodnie z Kodeksem Cywilnym w przypadku wyłączenia stosowania procedur Prawa Zamówień Publicznych na podstawie jego art. 4, 

2. Dokonywanie uzgodnień w sprawie prowadzenia oddziału zamiejscowego z instytucjami odpowiedzialnymi za infrastrukturę drogową Miasta Inowrocławia.

3. Nadzór nad prowadzeniem oddziału zamiejscowego obejmujący w szczególności:

1) Administrowanie nieruchomościami oddziału zamiejscowego,

2) Utrzymywanie pojazdów i sprzętu egzaminacyjnego w należytym stanie,

3) Dokonywanie napraw pojazdów i sprzętu egzaminacyjnego,

4) Usuwanie awarii na nieruchomościach oddziału egzaminacyjnego,

5) Zapewnienie prawidłowego funkcjonowania SI WORD,

6) Działalność na rzecz poprawy bezpieczeństwa ruchu drogowego.

 

Struktura organizacyjna Ośrodka

§ 7

1.    Organizację wewnętrzną Ośrodka określa schemat organizacyjny stanowiący załącznik do Regulaminu, ustalający zależność służbową poszczególnych komórek organizacyjnych oraz przedmiotowy podział zadań między nimi.
2.    W skład Ośrodka wchodzą niżej wymienione komórki organizacyjne:
a)    Dyrektor
b)    Zastępca Dyrektora
c)    Dział Egzaminowania
d)    Dział Obsługi Klienta
e)    Dział Księgowości   
f)    Dział Administracyjny
g)    Dział Techniczny
h)    Samodzielne Stanowisko ds. Informatyki i Bezpieczeństwa Informacji
i)    Samodzielne Stanowisko ds. Pracowniczych
j)    Samodzielne  Stanowisko ds. Organizacji i Zamówień Publicznych
k)    Psycholog
l)    Pełnomocnik Dyrektora ds. Sytemu Zarządzania Jakością
m)    Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych

§ 8

1.    Komórki organizacyjne Ośrodka są tworzone i znoszone w drodze zarządzenia Dyrektora Ośrodka.
2.    Komórki organizacyjne Ośrodka mogą posiadać strukturę wieloosobową lub jednoosobowego samodzielnego stanowiska pracy.
3.    Podstawowym kryterium wyodrębniania komórki organizacyjnej jest jednorodność powierzonych jej zadań.
4.    Samodzielne stanowiska pracy są tworzone dla wyodrębnienia zagadnień o szczególnym zakresie działania, nie pozwalającym z uwagi na charakter na włączenie do innej komórki organizacyjnej.

§ 9

1.    Pion organizacyjny podległy Dyrektorowi stanowią:
a)    Zastępca Dyrektora łącznie z pionem określonym w ust. 2
b)    Dział Administracji
c)    Dział Księgowości
d)    Samodzielne Stanowisko ds. Informatyki i Bezpieczeństwa Informacji
e)    Samodzielne Stanowisko ds. Pracowniczych
f)    Psycholog
g)    Pełnomocnik Dyrektora ds. Systemu Zarządzania Jakością
h)    Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych
2.    Pion organizacyjny podległy Zastępcy Dyrektora stanowią:
a)    Dział Egzaminowania
b)    Dział Obsługi Klienta
c)    Dział Techniczny
d)    Samodzielne Stanowisko ds. Organizacji i Zamówień Publicznych
 

Zakresy działania poszczególnych komórek organizacyjnych Ośrodka.

§ 10

I. Do zadań Działu Egzaminowania należy w szczególności:
1.    Organizowanie i przeprowadzanie egzaminów państwowych sprawdzających kwalifikacje osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami oraz kierujących pojazdami zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
2.    Koordynowanie pracy wszystkich egzaminatorów zatrudnionych w Ośrodku polegające na:
a)    sporządzaniu planów egzaminów i harmonogramów pracy,
b)    rozdzielaniu egzaminatorom dokumentów związanych z prowadzeniem egzaminów,
c)    sprawdzaniu poprawności wypełnienia dokumentacji egzaminacyjnej,
d)    rozdzieleniu przed egzaminem testów egzaminacyjnych w przypadku przeprowadzenia egzaminu teoretycznego w formie ustnej lub pisemnej,
e)    rozliczaniu i kontroli czasu pracy egzaminatorów z zachowaniem zasady efektywnego wykorzystania czasu pracy,
f)    generowaniu, sprawdzaniu i akceptowaniu sporządzonych po egzaminie protokołów egzaminacyjnych,
3.    Nadzorowanie pracy egzaminatorów polegające na:
a)    kontroli prawidłowego przebiegu całego procesu egzaminowania w tym warunków i trybu przeprowadzania egzaminów,
b)    dokonywaniu bieżących i okresowych kontroli oraz ocen pracy egzaminatorów,
c)    kontroli dokumentacji egzaminacyjnej,
d)    udzieleniu wyjaśnień i przygotowywaniu dokumentacji dotyczącej przeprowadzonych egzaminów na które zostały złożone skargi przez osoby egzaminowane,
4.    Archiwizowanie dokumentacji egzaminacyjnej zgodnie z obowiązującymi przepisami
5.    Wszyscy egzaminatorzy bez względu na posiadane uprawnienia lub pełnione funkcje mogą być wyznaczeni do wykonywania innych zadań wyznaczonych przez Dyrektora Ośrodka, m in. do prowadzenia spraw bezpieczeństwa ruchu drogowego lub prowadzenia zajęć na szkoleniach organizowanych przez Ośrodek.

Pracą Działu Egzaminowania kieruje Kierownik.

§ 11

II. Do zadań Działu Obsługi Klienta należy w szczególności
1.    Sprawne organizowanie czynności związanych z obsługą kandydatów na kierowców i kierowców polegające na:
a)    obsłudze zgłaszających się do Ośrodka interesantów - kandydatów na kierowców i kierowców,
b)    przyjmowaniu, weryfikowaniu i kompletowaniu dokumentów osób egzaminowanych,
c)    ewidencjonowaniu przy pomocy informatycznych środków technicznych danych osobowych osób przystępujących do egzaminów,
d)    przygotowaniu do wysłania dokumentacji do organów wydających uprawnienia do kierowania pojazdami i wysyłce korespondencji Ośrodka.
2.    Obsługa osób zgłaszających się na szkolenia organizowane przez Ośrodek polegające na:
a)    przyjmowaniu, weryfikowaniu i kompletowaniu dokumentów osób zgłaszających się na szkolenia,
b)    ewidencjonowaniu przy pomocy informatycznych środków technicznych danych osobowych osób zgłaszających się na szkolenia,
c)    wystawianie dokumentów potwierdzających ukończenie szkoleń i wysyłanie dokumentów właściwym organom państwowym zgodnie z przepisami prawa.
3.    Rozliczanie szkoleń – wystawianie faktur i rachunków.
4.    Archiwizowanie dokumentacji egzaminacyjnej i szkoleniowej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Pracą Działu Obsługi Klienta kieruje Kierownik.

§ 12

III. Do zadań Działu Księgowości należy w szczególności:
1.    Prowadzenie rachunkowości Ośrodka zgodnie z obowiązującymi przepisami i przyjętymi zasadami oraz w sposób umożliwiający należyte zarządzanie Ośrodkiem i zapewniający możliwość prawidłowego i terminowego ustalenia:
a)    stanu poszczególnych składników aktywów i pasywów oraz ich zmian,
b)    poniesionych kosztów, osiągniętych przychodów, strat i zysków nadzwyczajnych oraz wyniku finansowego,
c)    danych niezbędnych do rozliczeń finansowych z budżetem, dostawcami, odbiorcami i pracownikami,
d)    danych niezbędnych do rozliczania osób materialnie odpowiedzialnych za majątek Ośrodka oraz funkcjonowania systemu wewnętrznej informacji ekonomicznej i sporządzania sprawozdań finansowych,
2.    Prowadzenie gospodarki finansowej Ośrodka w sposób zapewniający terminowe egzekwowanie należności i regulowanie zobowiązań, należytą ochronę środków pieniężnych, prawidłowe zawieranie umów rodzących skutki finansowe, skuteczne dochodzenie roszczeń spornych, prawidłowe dysponowanie środkami pieniężnymi na rachunkach bankowych oraz właściwe korzystanie z kredytów bankowych.
3.    Opracowanie analiz finansowych działalności gospodarczej Ośrodka.
4.    Opracowywanie planów dochodów i wydatków Ośrodka oraz sprawozdań z ich realizacji.
5.    Terminowe i prawidłowe obliczanie i wypłacanie wynagrodzeń pracownikom i kontrahentom.
6.    Zgłaszanie do ubezpieczeń pracowników i innych osób podlegających ubezpieczeniu społecznemu oraz wykonywanie innych zadań wynikających z ubezpieczeń społecznych.
7.    Prowadzenie spraw socjalnych pracowników.
Pracą Działu Księgowości kieruje Główny Księgowy.

§ 13

IV. Do zadań Działu Administracyjnego należy w szczególności:
1.    Prowadzenie sekretariatu Ośrodka oraz przyjmowanie poczty przychodzącej do Ośrodka i jej rozdział na poszczególne komórki.
2.    Kierowanie i nadzór nad pracownikami utrzymującymi porządek w Ośrodku.
3.    Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z eksploatacją pojazdów.
4.    Prowadzenie spraw z zakresu utrzymania czystości w pomieszczeniach administracyjnych i socjalnych.
5.    Przechowywanie, rozdzielanie, ewidencjonowanie wg właściwości zarządzeń, pism okólnych, decyzji, itp. - Dyrektora Ośrodka.
6.    Przechowywanie, wydawanie oraz ewidencjonowanie materiałów biurowych, sanitarno - higienicznych lub innych niezbędnych do funkcjonowania Ośrodka.
7.    Prowadzenie ewidencji przedmiotów nietrwałych stanowiących własność Ośrodka.
Pracą Działu Administracyjnego kieruje Kierownik.

§ 14

V. Do zadań Działu Technicznego należy w szczególności:
1.    Przeprowadzenie badań technicznych pojazdów: okresowych, pierwszych, dodatkowych.
2.    Sprawdzenie czy pojazd odpowiada warunkom technicznym zgodnie z obowiązującymi przepisami.
3.    Przeprowadzenie okresowych kontroli eksploatacyjnych urządzeń.
4.    Dbałość o stan urządzeń będących na wyposażeniu stacji kontroli pojazdów.
5.    Wykonywanie czynności związanych z zabezpieczeniem technicznym pojazdów będących własnością Ośrodka i utrzymaniem placów manewrowych przeznaczonych do prowadzenia egzaminów
6.    Kierowanie i nadzór nad pracą kierowców-mechaników.
7.    Prowadzenie spraw dotyczących likwidacji środków trwałych i nisko cennych składników majątkowych
8.    Prowadzenie spraw dotyczących szkód komunikacyjnych.
9.    Zaopatrywanie w materiały niezbędne do funkcjonowania Ośrodka.
10.    Prowadzenie spraw z zakresu bezpieczeństwa przeciwpożarowego.
Pracą Działu Technicznego kieruje Kierownik.

 

VI. Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Informatyki i Bezpieczeństwa Informacji należy w szczególności:
Wykonywanie obsługi informatycznej Ośrodka, a w szczególności:
1.    Obsługa informatyczna środków technicznych.
2.    Wdrażanie środków informatycznych w Ośrodku.
3.    Współpraca z Instytutem Transportu Samochodowego w zakresie oprogramowania dotyczącego systemu egzaminowania i ewidencji kandydatów na kierowców i kierowców.
4.    Nadzór nad eksploatacją sprzętu informatycznego i audiowizualnego znajdującego się w Ośrodku.
5.    Prowadzenie spraw dotyczących rejestrowania i archiwizowania przebiegu egzaminu w tym utrzymania tego systemu we właściwej sprawności technicznej.
6.    Nadzór z zakresu ochrony bezpieczeństwa informacji – pełnienie funkcji Administratora Bezpieczeństwa Informacji.
7.    Analizowanie wyników egzaminów w odniesieniu do egzaminatorów, instruktorów i jednostek szkolących kandydatów na kierowców z uwzględnieniem podziału na poszczególne kategorie prawa jazdy lub pozwolenia - w okresach kwartalnych, półrocznych i rocznych.
8.    Przedstawienie w formie pisemnej Dyrektorowi Ośrodka wyników i wniosków w zakresie o którym mowa w ust. 7.

 

VII. Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Pracowniczych należy w szczególności:
1.    Prowadzenie spraw dotyczących przyjmowania i zwalniania pracowników, prowadzenie akt pracowników, bazy danych personalnych, wydawanie zaświadczeń, legitymacji i dokonywanie wpisów do nich itp.
2.    Kierowanie pracowników na szkolenia i badania lekarskie.
3.    Prowadzenie spraw związanych z rozliczaniem czasu pracy pracowników.

 

VIII. Do zadań Samodzielnego Stanowiska ds. Organizacji i Zamówień Publicznych należy w szczególności:
1.    Prowadzenie spraw dotyczących zamówień publicznych.
2.    Prowadzenie spraw z zakresu administrowania nieruchomością.
3.    Opracowywanie i rozdzielanie regulaminów, instrukcji, zarządzeń, pism okólnych, decyzji itp. – Dyrektora Ośrodka.
4.    Przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji i ewidencji dotyczącej zawieranych przez Ośrodek umów dzierżawy, najmu, wykonywanych inwestycji lub prac remontowych.
5.    Prowadzenie spraw w zakresie obronności, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego.

§ 18

IX. Do zadań Pełnomocnika Dyrektora ds. Systemu Zarządzania Jakością należy w szczególności:

1.    Zapewnienie zgodności systemu zarządzania jakością z wymaganiami  normy ISO 9001:2008.
2.    Planowanie i realizacja prac w zakresie utrzymania, doskonalenia i rozwoju systemu   zarządzania jakością.
3.    Sprawdzenie i zapewnienie zgodności dokumentacji systemowej z wymaganiami normy.
4.    Nadzorowanie dokumentacji systemu zarządzania jakością i zapewnienie dostępu do niej wszystkim pracownikom uczestniczącym w systemie.
5.    Planowanie i realizacja auditów wewnętrznych, szkoleń związanych z utrzymaniem i rozwojem systemu zarządzania jakością.
6.    Rozpowszechnienie systemu zarządzania jakością wśród pracowników.
7.    Analiza skuteczności procesów i przekazywanie jej wyników w trakcie przeglądu zarządzania,
8.    Propagowanie wymagań klienta.

 

 

X. Do zadań Psychologa należy w szczególności:
1.    Udzielanie porad (psychoterapia) – rozmowy indywidualne i różne formy terapii grupowej dla osób przystępujących do egzaminów państwowych.
2.    Współpraca z egzaminatorami i innymi pracownikami Ośrodka w zakresie obniżania napięć psychicznych klientów.
3.    Prowadzenie szkoleń dla egzaminatorów i osób obsługujących klientów w szczególności w zakresie właściwej i kulturalnej obsługi klientów.

§ 20

XI. Do zadań Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych należy:
Wykonywanie zadań zgodnie z Ustawą o ochronie informacji niejawnych.

§ 21

1.    Wszystkie komórki organizacyjne Ośrodka obowiązane są do wzajemnej współpracy w zakresie zadań wymagających współdziałania.
2.    Przy załatwianiu spraw dotyczących zakresu działania dwóch lub więcej komórek organizacyjnych obowiązuje zasada koordynacji i uzgadniania merytorycznego sposobu załatwiania spraw pomiędzy zainteresowanymi komórkami, przy czym komórkę wiodącą wyznacza Dyrektor Ośrodka.

§ 22

Do ramowych obowiązków pracowników Ośrodka należy:
a)    właściwe i terminowe wykonywanie przydzielonych zadań,
b)    wykonywanie zadań zgodnie z zasadami bezpieczeństwa, gospodarności i oszczędności,
c)    gruntowa znajomość i przestrzeganie przepisów dotyczących spraw objętych zakresem zadań,
d)    należyte użytkowanie, przechowywanie i zabezpieczenie przyjętych i eksploatowanych składników majątku Ośrodka,
e)    prawidłowe wystawienie i prowadzenie dokumentacji w swoim zakresie działania,
f)    przestrzeganie przepisów wewnętrznych obowiązujących w Ośrodku,
g)    wykonywanie zaleceń pokontrolnych,
h)    sumienne wykonywanie poleceń służbowych przełożonych,
i)    pogłębianie własnej wiedzy i umiejętności oraz podnoszenie kwalifikacji,
 

Zasady podpisywania oraz obiegu korespondencji i  dokumentów Ośrodka.

§ 23

Do wyłącznego podpisu Dyrektora zastrzega się:
1.    Pisma do organu nadzorującego Ośrodek.
2.    Pisma zawierające oświadczenia woli Ośrodka w zakresie rozporządzenia jego wartościami materialnymi i prawnymi.
3.    Wewnętrzne akty prawne.
4.    Zatwierdzenie planów działalności Ośrodka.
5.    Zawieranie i rozwiązywanie umów o pracę.
6.    Zawieranie umów i podejmowanie innych czynności wywołujących zobowiązania finansowe.
7.    Podpisywanie dokumentów finansowych.
8.    Zatwierdzanie protokołów egzaminacyjnych.

§ 24

1.    Dyrektor, Zastępca Dyrektora i Główny Księgowy mogą w ramach swojej właściwości upoważnić innych pracowników do podpisywania korespondencji wychodzącej z Ośrodka.
2.    Upoważnienie powinno być dla swej ważności udzielone na piśmie z dokładnym wskazaniem rodzaju objętych nim spraw.

§ 25

Szczegółowy sposób sporządzania, aprobowania i wewnętrznego obiegu korespondencji wychodzącej z Ośrodka określa zarządzenie Dyrektora w sprawie instrukcji kancelaryjnej.

§ 26

Do oznaczenia akt spraw poszczególne komórki organizacyjne używają następujących symboli:

1.    Dyrektor - DN
2.    Zastępca Dyrektora - ZD
3.    Dział Egzaminowania - DE
4.    Dział Obsługi Klienta - DOK
5.    Dział Księgowości - DK
6.    Dział Administracyjny - DA
7.    Dział Techniczny - DT
8.    Samodzielne Stanowisko ds. Informatyki i Bezpieczeństwa Informacji - SI
9.    Samodzielne Stanowisko ds. Pracowniczych - SP
10.    Samodzielne  Stanowisko ds. Organizacji i Zamówień Publicznych - SZP
11.    Psycholog - SPS
12.    Pełnomocnik Dyrektora ds. Sytemu Zarządzania Jakością - PJ
13.    Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych - PIN